Was macht eine administrative Unterstützung?
Wie der Name schon erahnen lässt, hilft Ihnen eine administrative Unterstützung bei den anfallenden Büroarbeiten oder übernimmt diese gar vollständig. Ob ein Buchhalter gesucht wird, Schreibarbeiten übernommen oder Mailaccounts regelmässig geprüft werden sollen – für fast jedes Bedürfnis gibt es eine geeignete administrative Hilfe. Jedoch deckt nicht jeder Büroservice jegliche Bereiche eines Büros ab, weshalb es sich stets empfiehlt, das Dienstleistungportfolio vor einer allfälligen Beauftragung zu prüfen, sodass Sie auch die administrative Unterstützung erhalten, die Sie benötigen. Einige Bürohilfen beschränken Ihren Service auf Korrespondenzen und Terminkoordination – sollte also ein Buchhalter gesucht sein, sind diese leider nicht der ideale Ansprechpartner für Sie.
Nachfolgend erfahren Sie mehr darüber, was eine administrative Hilfe macht, wann sich die Beauftragung einer Unterstützung lohnt und worauf Sie bei der Auswahl des geeigneten Partners achten sollten.
Welche Dienstleistungen bietet eine administrative Unterstützung?
Die Dienstleistungsportfolio unterscheiden sich sehr stark. Einige Büroservice beschränken sich auf Teilbereiche, wie zum Beispiel Schreibarbeiten, Terminkoordinationen oder Marketing, andere bieten einen Service, der praktisch alle Bereiche des Backoffice abdeckt. Die Auswahl der geeigneten administrativen Unterstützung richtet sich somit individuell nach den Ansprüchen Ihrer Firma. Jedoch findet sich für jedes Bedürfnis – egal ob ein Buchhalter gesucht wird oder eine Entlastung für Korrespondenzen etc. – die optimale Hilfe.
Bürodienstleistungen Hähni bietet u.a. folgende Dienstleistungen:
- Buchhaltung machen lassen / Hilfe Buchhaltung
- Virtuelle Assistenz der Geschäftsleitung
- Administrative Arbeiten aller Art (Korrespondenzen, Pflege Mailaccounts etc.)
Somit deckt das Dienstleistungsportfolio meines Services praktisch das gesamte Backoffice ab – von der Terminkoordination, über die Buchhaltung bis hin zur Assistenz der Geschäftsleitung.
Weshalb sollte ich eine administrative Unterstützung engagieren?
Das kann viele und vor allem verschiedene Gründe haben. Im Falle, dass Sie sich selbst lieber um Ihr Kerngeschäft kümmern oder schlichtweg überfordert mit der Flut an administrativen Tätigkeiten sind, lohnt es sich darüber nachzudenken, eine administrative Hilfe zu engagieren. Denn obwohl administrative Arbeiten oftmals unbeliebt und zeitaufwändig sind, sind sie doch ein zentraler Bestandteil eines seriös geführten Unternehmens und sollten nicht unbeachtet bleiben. Denn dies kann oftmals zu Folgekosten oder rechtlichen Problemen führen.
Weitere Gründe für die Beauftragung einer administrativen Hilfe sind:
- Fehlende Fachkenntnisse
- Zeitersparnis
- Kostenersparnis
- Mehr Flexibilität durch stundenbasierte Arbeit & kurze Kündigungsfrist
- Gesamtes Backoffice aus einer Hand
Wieso eine administrative Unterstützung und keine reguläre Sachbearbeiterin?
Sollten Sie hohe Flexibilität und eine unkomplizierte Bürohilfe bevorzugen, empfehle ich Ihnen eine administrative Hilfe zu engagieren. Vor allem für kleinere Unternehmen hat sich dieses Konzept durchaus bewährt. Insbesondere wenn es darum geht, möglichst viele Bereiche mit einer Person abzudecken, sollten Sie unbedingt die Beauftragung einer administrativen Unterstützung in Betracht ziehen. Egal ob ein Buchhalter gesucht wird oder allgemeine administrative Tätigkeiten erledigt werden sollen – Bürodienstleistungen Hähni deckt all diese Bereiche des Backoffice ab, was die Zusammenarbeit enorm erleichtert. Dies ist bei angestellten Sachbearbeiterinnen oftmals nicht der Fall, da diese auf einen bestimmten Bereich spezialisiert sind oder bei einer kompletten Abdeckung aller Bürotätigkeiten meist sehr hohe Löhne verlangen.
Ein weiterer Faktor, der für die Beauftragung einer administrativen Hilfe spricht, ist, dass diese oftmals viel flexibler als eine gängige Sachbearbeiterin ist. Im Falle, dass Sie z.B. eine Sachbearbeiterin zu einem Pensum von 20% engagieren, wird diese Mitarbeiterin nur einen Tag in der Woche für Sie verfügbar sein. Eine administrative Unterstützung hingegen zeichnet sich hier durch deutlich mehr Flexibilität aus.
Ich möchte eine administrative Unterstützung engagieren – was sollte ich beachten?
Um diese Frage zu beantworten, sollte man sich als erstes überlegen, wobei man Hilfe benötigt – wird ein Buchhalter gesucht, geht es rein um die Pflege des Mailaccounts oder soll das gesamte Backoffice durch die administrative Hilfe abgedeckt werden?
Im nächsten Schritt sollte man sich auf die Suche nach einer administrativen Unterstützung machen, der die gewünschten Dienstleistungen anbietet und bereits Erfahrungswerte in diesen Bereichen sammeln konnte. Zudem empfehle ich, keinen Langzeitvertrag abzuschliessen, um so die Möglichkeit zu haben, das Preis-Leistungs-Verhältnis zu prüfen und zu entscheiden, ob eine Weiterführung der Zusammenarbeit sinnvoll ist.
Sie möchten eine administrative Hilfe engagieren oder für Ihre Firma wird ein Buchhalter gesucht? Suchen Sie nicht weiter – Bürodienstleistungen Hähni unterstützt Sie gerne fachkundig und unkompliziert in praktisch allen kaufmännischen Belangen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!