Was macht eine virtuelle Assistentin?
Den Begriff virtuelle Assistentin kann man grundsätzlich mit «ortsunabhängige Unterstützung» übersetzen, was jedoch weitaus nicht viel über den Tätigkeitsbereich aussagt. Denn bezüglich Dienstleistungsportfolio gibt es signifikante Unterschiede. Einige spezialisieren sich auf bestimmte Bereiche, wie zum Beispiel Schreibarbeiten, Webdesign oder Telefonservice. Andere – dazu gehört auch Bürodienstleistungen Hähni – übernehmen einen Grossteil des Backoffice und sind so gesehen «virtuelle Sachbearbeiterinnen». Ursprünglich machte eine virtuelle Assistentin dasselbe wie eine Assistentin vor Ort. Dazu gehörten zum Beispiel organisatorische Aufgaben oder administrative Tätigkeiten. Heute können praktisch alle Büroaufgaben sowie privaten To-do’s an eine virtuelle Assistentin übergeben werden. Folgende Aufgaben können durch eine ortsunabhängige Unterstützung übernommen werden:
- Telefonservice
- Administrative Unterstützung
- Organisation / Koordination
- Marketing / Webseiten
- Personalwesen
- Finanzen / Buchhaltung machen lassen
Die obige Aufzählung ist jedoch bei Weitem nicht abschliessend – es gibt für fast jedes Bedürfnis eine ortsunabhängige Büroassistenz.
Welche Vorteile habe ich durch eine virtuelle Assistentin?
Virtuelle Assistentinnen schaffen Entlastung und mehr Freizeit, was in unserer hektischen Ära ein unbezahlbares Gut geworden ist. Zudem befreit das Wissen, dass eine Fachperson sich um gewisse oder alle Bereiche des Büros kümmert von vielen Sorgen und vermindert somit zusätzlichen Stress.
Sie fühlen sich durch die Flut an Korrespondenz unter Druck gesetzt und die alltäglichen Büroaufgaben stressen Sie zunehmend? Dann rufen Sie jetzt an und verschaffen Sie sich wieder Zeit und Raum für Wichtigeres.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Möglichkeit Kosten zu optimieren oder einfacher gesagt: Geld zu sparen. Denn eine virtuelle Assistentin befreit Sie als z.B. Geschäftsinhaber von für Sie lästigen Aufgaben – dies führt dazu, dass Sie mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft haben und dadurch höhere Einnahmen erzielen. Sollten Sie selbst einen höheren Stundensatz als Ihre Büroassistenz generieren, vergrössert sich der Sparfaktor nochmals massgeblich. Ebenfalls können Sie sich wieder auf Aufgaben fokussieren, die Ihnen Spass machen, was nicht nur die Kosteneffizienz, sondern auch das Wohlbefinden steigert.
Was kostet eine virtuelle Assistentin?
Die Kosten für eine ortsunabhängige Unterstützung unterscheiden sich genauso stark wie es die angebotenen Dienstleistungen tun – es finden sich Stundensätze von ca. CHF 25.- bis CHF 120.-.
Der Preis pro Stunde orientiert sich oftmals an den jeweiligen fachlichen Erfahrungen, den angebotenen Leistungen, dem Standort und den absolvierten Aus- sowie Weiterbildungen. Aber auch hier ist Vorsicht geboten: Nicht alle virtuellen Assistentinnen bieten gezwungenermassen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis! Denn auch die Qualität der Arbeit und die Effizienz der Ausführung sollten unbedingt berücksichtigt werden.
Um die für Sie optimale Büroassistenz zu finden, empfiehlt es sich einerseits auf die obengenannten Kriterien zu achten, andererseits sollte man vorab keinen Langzeitvertrag eingehen, sodass man die Qualität der Arbeit testen kann. Bei Bürodienstleistungen Hähni haben Sie jederzeit die Möglichkeit auch Langzeitaufträge innert 5 Werktagen zu kündigen.
Weshalb sollte ich eine virtuelle Assistentin engagieren?
Bei der Entscheidung, ob Sie die Unterstützung einer virtuellen Assistentin benötigen, spielen mehrere Faktoren eine Rolle. Einige Fragen, die Sie sich bei der Entscheidungsfindung stellen sollten, sind:
- Haben Sie genügend Zeit, um Ihrem Kerngeschäft nachzugehen und somit Erträge zu erwirtschaften?
- Haben Sie die nötigen Fachkompetenzen, um beispielsweise alle administrativen Arbeiten selbst und korrekt zu auszuführen?
- Gibt es Bereiche, die Sie als überaus lästig empfinden und die dadurch nicht zuverlässig oder vorschriftsmässig erledigt werden?
- Sparen Sie wirklich, wenn Sie die Büroaufgaben selbst erledigen oder wäre es gar günstiger, wenn Sie z.B. die Buchhaltung machen lassen?
Beispiel:
Herr Mustermann führt einen kleinen Malerbetrieb und verrechnet seinen Kunden für seine eigene Arbeitsleistung CHF 100.- pro Stunde. Da er sich um eingehende E-Mails, das Verfassen von Rechnungen und Offerten usw. kümmern muss, verliert er wöchentlich ca. 4 Stunden seiner Arbeitszeit, was CHF 400.- entspricht.
Angenommen Herr Mustermann würde diese Arbeiten an eine virtuelle Assistentin übergeben, die diese aufgrund ihrer Fachkompetenzen und Erfahrungen effizienter, z.B. innert 3 Stunden erledigt und dabei einen Stundensatz von CHF 85.- verrechnet, könnte Herr Mustermann wöchentlich CHF 145.- sparen.
Sie möchten herausfinden, ob sich der Einsatz einer ortsunabhängigen Büroassistenz für Sie lohnen würde? Kontaktieren Sie uns gerne für eine unverbindliche Offerte.
Wo & wie finde ich eine kompetente virtuelle Assistentin?
Die Suche nach einer kompetenten ortsunabhängigen Unterstützung ist nicht so einfach, wie man zuerst annimmt. Denn nicht alle Büroassistenzen haben unbedingt Erfahrungen in den gewünschten Bereichen, andere bieten schlichtweg kein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
Deshalb ist es von Vorteil, wenn Sie sich vorab Gedanken dazu machen, welche Bereiche Sie outsourcen möchten. So können Sie gezielt nach einer virtuellen Assistentin suchen, die bereits Erfahrungswerte in den entsprechenden Tätigkeitsfeldern mitbringt. Zudem sollten Sie sich an keinen Langzeitvertrag binden, sodass Sie vorab die Qualität der Arbeit testen können.
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